Presnosť vo vykazovaní sa výrazne zlepšila. Akekoľvek schvaľovanie a reporting je možné vykonávať v reálnom čase priamo on-line. Znížili sme čas strávený schvaľovaním výdavkov a všetkymi súvisiacimi procesmi o približne 50%.
Získajte prehľad o výdavkoch vašich zamestnancov na jednom mieste a automatizujte ich správu. Nastavte si pravidlá podľa vašej potreby. Sledujte a zadávajte transakcie pohodlne z vášho desktopu či mobilu. Začnite s digitálnou transformáciou firemných výdavkov
Ako to fungujeExpense management systém expense@work je vhodný pre stredne veľké a veľké podniky, kde väčší počet zamestnancov generuje bežné firemné výdavky, chodí na služobné cesty, prípadne obstaráva drobné nákupy prostredníctvom platobných kariet.
Zamestnanec zadá detaily na preplatenie, a to priamo z mobilu alebo z počítača. Odfotené alebo naskenované doklady pridá k transakciám a odošle na schválenie.
Nadriadený dostane e-mail o čakajúcich dokladoch na schválenie. Môže skontrolovať pripojené doklady a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.
Na účtovnom oddelení skontrolujú predložené doklady, správnosť DPH, prípadne daňovú uznateľnosť. Výdavky sa následne automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia sa na preplatenie.
Zamestnanec zadá požiadavku na pracovnú cestu so základným popisom cesty a požiadavkou na zálohu.
Manažér schváli či odmietne požiadavku na pracovnú cestu. V prípade schválenia je požiadavka posunutá na účtovné oddelenie na vyplatenie zálohy na cestu.
Po návrate zo služobnej cesty zadá zamestnanec všetky cestovné výdavky, ktoré s cestou súviseli. Systém vypočíta stravné, porovná ho s vyplatenou zálohou a pošle na schválenie.
Manažér dostane oznámenie o čakajúcom vyúčtovaní pracovnej cesty. Skontroluje jednotlivé cestovné výdavky a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.
Na účtovnom oddelení skontrolujú všetky položky, správnosť DPH, daňovú uznateľnosť a porovnanie celkovej čiastky voči poskytnutej zálohe. Cestovné výdavky sa automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia na preplatenie zamestnancovi.
Aplikácia načíta detailný výpis transakcií platobných kariet a rozošle príslušnú časť výpisu daným zamestnancom na doplnenie relevantných údajov. Po kontrole všetkých údajov aplikácia pošle vyplnený výpis na schválenie a následne aj na zaúčtovanie.
Akúkoľvek požiadavku, ktorá má byť schválená (dovolenky, nadčasy, výdaj vzoriek, atď.) zadá zamestnanec do systému. Podľa typu požiadavky alebo jej hodnoty, systém priradí príslušný schvaľovací cyklus a výsledok schvaľovania oznámi požadovaným osobám.
Tento proces sa začína naskenovaním došlých faktúr a rozbehnutím schvaľovacieho procesu podľa presne daných podmienok. Kedykoľvek sa dá zistiť, kde sa daná faktúra pohybuje a kto má k nej aké výhrady. Systém taktiež umožňuje vygenerovanie účtovných transakcií do finančného systému.
Systém umožňuje ukladanie zmlúv či iných dokumentov a ich naviazanie na číselník dodávateľov, projektov, a pod. Je možné sledovať údaje o platnosti zmluvy, zodpovednej osobe či charaktere zmluvy, prípadne zaistiť, aby nová alebo upravená zmluva prešla riadnym schvaľovacím či archivačným procesom.
V tomto systéme je možné evidovať knihu jázd. Po vyplnení zamestnancom môže kniha jázd prejsť informačným či schvaľovacím procesom a následne slúžiť pre ďalšie kontroly či reporty.
Svoje výdavky spracujem čo najskôr a chcem ich mať rýchlo preplatené. Môžem ich zadávať z tabletu alebo z mobilu a zároveň vidím, kde moje výdavky čakajú na schválenie.
Mám prehľad koľko zamestnanci minú, či sme neprekročili rozpočet, ale hlavne mám možnosť rozhodovať o jednotlivých výdavkoch a mám prehľad o takých procesoch, ktoré sa ťažko automatizujú v iných systémoch.
Nemusím prepisovať nečitateľné doklady alebo naháňať manažérov, aby schválili všetky výdavky včas. Plním svoju hlavnú úlohu – kontrolujem, či každá transakcia zodpovedá účtovným pravidlám.
Presnosť vo vykazovaní sa výrazne zlepšila. Akekoľvek schvaľovanie a reporting je možné vykonávať v reálnom čase priamo on-line. Znížili sme čas strávený schvaľovaním výdavkov a všetkymi súvisiacimi procesmi o približne 50%.
Systém expense@work dal nášmu obchodnému riaditeľovi do rúk veľmi efektívny nástroj, ktorý pomohol podstatným spôsobom znížiť a zefektívniť výdavky našich zamestnancov. Aj keď po dvojročnej prevádzke počet účtov na spracovanie narastá, stále máme výdavky pod kontrolou.