Example of expense@work on desktop, tablet and mobile

Systém na správu zamestnaneckých výdavkov pre firmy

Získajte prehľad o výdavkoch vašich zamestnancov na jednom mieste a automatizujte ich správu. Nastavte si pravidlá podľa vašej potreby. Sledujte a zadávajte transakcie pohodlne z vášho desktopu či mobilu. Začnite s digitálnou transformáciou firemných výdavkov

Ako to funguje

Jednoduché, efektívne a úsporné

Expense management systém expense@work je vhodný pre stredne veľké a veľké podniky, kde väčší počet zamestnancov generuje bežné firemné výdavky, chodí na služobné cesty, prípadne obstaráva drobné nákupy prostredníctvom platobných kariet.

Zadávanie výdavkov

Zadávanie výdavkov

Zamestnanec zadá detaily na preplatenie, a to priamo z mobilu alebo z počítača. Mobilná aplikácia môže automaticky rozpoznať čiastku, obchodníka a iné dôležité údaje (OCR). Odfotené alebo naskenované doklady pridá k transakciám a odošle na schválenie.

Ukážka zadávania výdavkov v expense@work
Schválenie výdavkov

Schválenie výdavkov

Nadriadený dostane e-mail o čakajúcich dokladoch na schválenie. Môže skontrolovať pripojené doklady a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.

Ukážka schválenia výdavkov v expense@work
Zaúčtovanie výdavkov

Zaúčtovanie výdavkov

Na účtovnom oddelení skontrolujú predložené doklady, správnosť DPH, prípadne daňovú uznateľnosť. Výdavky sa následne automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia sa na preplatenie.

Ukážka zaúčtovania výdavkov v expense@work
Požiadavka na služobnú cestu

Požiadavka na služobnú cestu

Zamestnanec zadá požiadavku na pracovnú cestu so základným popisom cesty a požiadavkou na zálohu.

Ukážka požiadavky na služobnú cestu v expense@work
Schválenie služobnej cesty a vyplatenie zálohy

Schválenie služobnej cesty a vyplatenie zálohy

Manažér schváli či odmietne požiadavku na pracovnú cestu. V prípade schválenia je požiadavka posunutá na účtovné oddelenie na vyplatenie zálohy na cestu.

Ukážka schválenia služobnej cesty a vyplatenie zálohy v expense@work
Vyúčtovanie služobnej cesty zamestnancom

Vyúčtovanie služobnej cesty zamestnancom

Po návrate zo služobnej cesty zadá zamestnanec všetky cestovné výdavky, ktoré s cestou súviseli. Systém vypočíta stravné, porovná ho s vyplatenou zálohou a pošle na schválenie.

Ukážka vyúčtovania služobnej cesty zamestnancom v expense@work
Schválenie výdavkov nadriadeným

Schválenie výdavkov nadriadeným

Manažér dostane oznámenie o čakajúcom vyúčtovaní pracovnej cesty. Skontroluje jednotlivé cestovné výdavky a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.

Ukážka schválenia výdavkov nadriadeným v expense@work
Preplatenie a vyúčtovanie cestovných náhrad (stravného)

Preplatenie a vyúčtovanie cestovných náhrad (stravného)

Na účtovnom oddelení skontrolujú všetky položky, správnosť DPH, daňovú uznateľnosť a porovnanie celkovej čiastky voči poskytnutej zálohe. Cestovné výdavky sa automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia na preplatenie zamestnancovi.

Ukážka preplatenia a vyúčtovania cestovným náhrad v expense@work
Vygenerovanie dochádzky

Vygenerovanie dochádzky

Systém vytvorí dochádzkový formulár, ktorý vezme do úvahy schválené dovolenky či náhradné voľná. Formulár je pripravený na vyplnenie.

Ukážka vygenerovania dochádzky v expense@work
Vyplnenie dochádzky

Vyplnenie dochádzky

Zamestnanec vyplní dochádzku za dané obdobie, kde vyznačí príchod, odchod, prestávky na obed, prípadne prácu z domu.

Ukážka vyplnenia dochádzky v expense@work
Schválenie dochádzky

Schválenie dochádzky

Manažér dostane oznámenie o príjme dochádzkového formulára na schválenie. Skontroluje ho a rozhodne sa, či formulár schváli alebo požiada o vysvetlenie.

Ukážka schválenia dochádzky v expense@work
Reportovanie

Reportovanie

Po schválení dochádzky sa spustia reporty pre mzdovú učtáreň, výpočet stravných lístkov alebo akékoľvek iné kontrolné reporty.

Ukážka reportovania v expense@work
Platobné karty

Platobné karty

Aplikácia načíta detailný výpis transakcií platobných kariet a rozošle príslušnú časť výpisu daným zamestnancom na doplnenie relevantných údajov. Po kontrole všetkých údajov aplikácia pošle vyplnený výpis na schválenie a následne aj na zaúčtovanie.

Fotka kreditných kariet
Požiadavky na dovolenky a nadčasy

Požiadavky na dovolenky a nadčasy

Akúkoľvek požiadavku, ktorá má byť schválená (dovolenky, nadčasy, výdaj vzoriek, atď.) zadá zamestnanec do systému. Podľa typu požiadavky alebo jej hodnoty, systém priradí príslušný schvaľovací cyklus a výsledok schvaľovania oznámi požadovaným osobám.

Ukážka požiadavku na dovolenku a nadčas v expense@work
Schvaľovanie došlých faktúr

Schvaľovanie došlých faktúr

Tento proces sa začína naskenovaním došlých faktúr a rozbehnutím schvaľovacieho procesu podľa presne daných podmienok. Kedykoľvek sa dá zistiť, kde sa daná faktúra pohybuje a kto má k nej aké výhrady. Systém taktiež umožňuje vygenerovanie účtovných transakcií do finančného systému.

Ukážka schválenia došlých faktúr v expense@work
Evidencia zmlúv

Evidencia zmlúv

Systém umožňuje ukladanie zmlúv či iných dokumentov a ich naviazanie na číselník dodávateľov, projektov, a pod. Je možné sledovať údaje o platnosti zmluvy, zodpovednej osobe či charaktere zmluvy, prípadne zaistiť, aby nová alebo upravená zmluva prešla riadnym schvaľovacím či archivačným procesom.

Ukážka evidencie zmluvy v expense@work
Kniha jázd

Kniha jázd

V tomto systéme je možné evidovať knihu jázd. Po vyplnení zamestnancom môže kniha jázd prejsť informačným či schvaľovacím procesom a následne slúžiť pre ďalšie kontroly či reporty.

Fotka knihy jázd
Nasledujúci proces

Vyskúšajte si expense@work. Zadarmo.

Požiadajte o demo verziu
Alebo nám zavolajte na (+421) 2 5710 4711
Stiahnite si brožúru

Pomáhame rôznym spoločnostiam spravovať a šetriť firemné výdavky.

Všetky vaše výdavky na jednom mieste

Presnosť vo vykazovaní sa výrazne zlepšila. Akekoľvek schvaľovanie a reporting je možné vykonávať v reálnom čase priamo on-line. Znížili sme čas strávený schvaľovaním výdavkov a všetkymi súvisiacimi procesmi o približne 50%.

Marina Nekrasova, Treasury Operations Manager

Čítať celú prípadovú štúdiu
Systém expense@work dal nášmu obchodnému riaditeľovi do rúk veľmi efektívny nástroj, ktorý pomohol podstatným spôsobom znížiť a zefektívniť výdavky našich zamestnancov. Aj keď po dvojročnej prevádzke počet účtov na spracovanie narastá, stále máme výdavky pod kontrolou.

Olga Probst, vedúca ekonomického oddelenia

Čítať celú prípadovú štúdiu
Implementácia expense@work nám vyriešila zadávanie zamestnaneckých výdavkov online. Reporty nad jednotlivými produktami máme v reálnom čase, najmä možnosť sledovania voči rozpočtom nám pomáha získať rýchly a jasný prehľad o predajných kampaniach a celkových finančných výsledkoch. Sme veľmi spokojní s tímom LLP Romania – kvalitou ich služieb, reakčnou dobou a rýchlosťou nasadenia riešenia expense@work.

Rémi Duflot, Chief Financial Officer & Chief Operation Officer 2017-2018

S expense@work nám stačili iba tri mesiace na kompletnú digitálnu transformáciu čisto manuálneho expense manažmentu. Tento prechod nám priniesol mnohé uľahčenia, ktoré vo výsledku znamenajú úsporu polovice pracovného času jedného finančného účtovníka. Proces schvaľovania cestovných príkazov, vyúčtovanie pracovných ciest i drobných nákupov sa podstatne zrýchlil, všetky podklady sa dajú digitálne archivovať a ľahko vyhľadať. Verím, že rovnako úspešne dopadne aj mobilné riešenie expense manažmentu, na ktorom momentálne usilovne pracujeme.

Jan Matoušek, Accounting Manager

Čítať celú prípadovú štúdiu