Obrazovka laptopu so systémom expense@work

Systém na správu zamestnaneckých výdavkov pre firmy

Získajte prehľad o výdavkoch vašich zamestnancov na jednom mieste a automatizujte ich správu. Nastavte si pravidlá podľa vašej potreby. Sledujte a zadávajte transakcie pohodlne z vášho desktopu či mobilu. Začnite s digitálnou transformáciou firemných výdavkov

Ako to funguje

Jednoduché, efektívne a úsporné

Expense management systém expense@work je vhodný pre stredne veľké a veľké podniky, kde väčší počet zamestnancov generuje bežné firemné výdavky, chodí na služobné cesty, prípadne obstaráva drobné nákupy prostredníctvom platobných kariet.

Zadávanie výdavkov

Zadávanie výdavkov

Zamestnanec zadá detaily na preplatenie, a to priamo z mobilu alebo z počítača. Odfotené alebo naskenované doklady pridá k transakciám a odošle na schválenie.

Ukážka zadávania firemných výdavkov v expense@work
Schválenie výdavkov

Schválenie výdavkov

Nadriadený dostane e-mail o čakajúcich dokladoch na schválenie. Môže skontrolovať pripojené doklady a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.

Ukážka schválenia firemných výdavkov v expense@work
Zaúčtovanie výdavkov

Zaúčtovanie výdavkov

Na účtovnom oddelení skontrolujú predložené doklady, správnosť DPH, prípadne daňovú uznateľnosť. Výdavky sa následne automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia sa na preplatenie.

Ukážka zaúčtovania firemných výdavkov v expense@work
Požiadavka na služobnú cestu

Požiadavka na služobnú cestu

Zamestnanec zadá požiadavku na pracovnú cestu so základným popisom cesty a požiadavkou na zálohu.

Ukážka požiadavky na služobnú cestu v expense@work
Schválenie služobnej cesty a vyplatenie zálohy

Schválenie služobnej cesty a vyplatenie zálohy

Manažér schváli či odmietne požiadavku na pracovnú cestu. V prípade schválenia je požiadavka posunutá na účtovné oddelenie na vyplatenie zálohy na cestu.

Ukážka schválenia služobnej cesty v expense@work
Vyúčtovanie služobnej cesty zamestnancom

Vyúčtovanie služobnej cesty zamestnancom

Po návrate zo služobnej cesty zadá zamestnanec všetky cestovné výdavky, ktoré s cestou súviseli. Systém vypočíta stravné, porovná ho s vyplatenou zálohou a pošle na schválenie.

Ukážka vyúčtovania služobnej cesty zamestnancom v expense@work
Schválenie výdavkov nadriadeným

Schválenie výdavkov nadriadeným

Manažér dostane oznámenie o čakajúcom vyúčtovaní pracovnej cesty. Skontroluje jednotlivé cestovné výdavky a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.

Ukážka schválenia výdavkov nadriadeným v expense@work
Preplatenie a vyúčtovanie cestovných náhrad (stravného)

Preplatenie a vyúčtovanie cestovných náhrad (stravného)

Na účtovnom oddelení skontrolujú všetky položky, správnosť DPH, daňovú uznateľnosť a porovnanie celkovej čiastky voči poskytnutej zálohe. Cestovné výdavky sa automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia na preplatenie zamestnancovi.

Ukážka preplatenia a vyúčtovania cestovných náhrad v expense@work
Platobné karty

Platobné karty

Aplikácia načíta detailný výpis transakcií platobných kariet a rozošle príslušnú časť výpisu daným zamestnancom na doplnenie relevantných údajov. Po kontrole všetkých údajov aplikácia pošle vyplnený výpis na schválenie a následne aj na zaúčtovanie.

Obrázok platobných kariet
Požiadavky na dovolenky a nadčasy

Požiadavky na dovolenky a nadčasy

Akúkoľvek požiadavku, ktorá má byť schválená (dovolenky, nadčasy, výdaj vzoriek, atď.) zadá zamestnanec do systému. Podľa typu požiadavky alebo jej hodnoty, systém priradí príslušný schvaľovací cyklus a výsledok schvaľovania oznámi požadovaným osobám.

Ukážka požiadavky na dovolenky a nadčasy v expense@work
Schvaľovanie došlých faktúr

Schvaľovanie došlých faktúr

Tento proces sa začína naskenovaním došlých faktúr a rozbehnutím schvaľovacieho procesu podľa presne daných podmienok. Kedykoľvek sa dá zistiť, kde sa daná faktúra pohybuje a kto má k nej aké výhrady. Systém taktiež umožňuje vygenerovanie účtovných transakcií do finančného systému.

Ukážka schvaľovania došlých faktúr v expense@work
Evidencia zmlúv

Evidencia zmlúv

Systém umožňuje ukladanie zmlúv či iných dokumentov a ich naviazanie na číselník dodávateľov, projektov, a pod. Je možné sledovať údaje o platnosti zmluvy, zodpovednej osobe či charaktere zmluvy, prípadne zaistiť, aby nová alebo upravená zmluva prešla riadnym schvaľovacím či archivačným procesom.

Ukážka evidencie zmluvy v expense@work
Kniha jázd

Kniha jázd

V tomto systéme je možné evidovať knihu jázd. Po vyplnení zamestnancom môže kniha jázd prejsť informačným či schvaľovacím procesom a následne slúžiť pre ďalšie kontroly či reporty.

Obrázok knihy jázd

Vyskúšajte si expense@work. Zadarmo.

Alebo nám zavolajte na (+421) 2 5710 4711

Pomáhame rôznym spoločnostiam spravovať a šetriť firemné výdavky.

Všetky vaše výdavky na jednom mieste

Presnosť vo vykazovaní sa výrazne zlepšila. Akekoľvek schvaľovanie a reporting je možné vykonávať v reálnom čase priamo on-line. Znížili sme čas strávený schvaľovaním výdavkov a všetkymi súvisiacimi procesmi o približne 50%.

Marina Nekrasova, Treasury Operations Manager

Čítať celú prípadovú štúdiu
Systém expense@work dal nášmu obchodnému riaditeľovi do rúk veľmi efektívny nástroj, ktorý pomohol podstatným spôsobom znížiť a zefektívniť výdavky našich zamestnancov. Aj keď po dvojročnej prevádzke počet účtov na spracovanie narastá, stále máme výdavky pod kontrolou.

Olga Probst, vedúca ekonomického oddelenia

Čítať celú prípadovú štúdiu
Implementácia expense@work nám vyriešila zadávanie zamestnaneckých výdavkov online. Reporty nad jednotlivými produktami máme v reálnom čase, najmä možnosť sledovania voči rozpočtom nám pomáha získať rýchly a jasný prehľad o predajných kampaniach a celkových finančných výsledkoch. Sme veľmi spokojní s tímom LLP Romania – kvalitou ich služieb, reakčnou dobou a rýchlosťou nasadenia riešenia expense@work.

Rémi Duflot, Chief Financial Officer & Chief Operation Officer 2017-2018