Systém na správu zamestnaneckých výdavkov pre firmy

Získajte prehľad o výdavkoch vašich zamestnancov na jednom mieste a automatizujte ich správu. Nastavte si pravidlá podľa vašej potreby. Sledujte a zadávajte transakcie pohodlne z vášho desktopu či mobilu. Začnite s digitálnou transformáciou firemných výdavkov

Ako to funguje

Jednoduché, efektívne a úsporné

Expense management systém expense@work je vhodný pre stredne veľké a veľké podniky, kde väčší počet zamestnancov generuje bežné firemné výdavky, chodí na služobné cesty, prípadne obstaráva drobné nákupy prostredníctvom platobných kariet.

Zadávanie výdavkov

Zadávanie výdavkov

Zamestnanec zadá detaily na preplatenie, a to priamo z mobilu alebo z počítača. Odfotené alebo naskenované doklady pridá k transakciám a odošle na schválenie.

Schválenie výdavkov

Schválenie výdavkov

Nadriadený dostane e-mail o čakajúcich dokladoch na schválenie. Môže skontrolovať pripojené doklady a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.

Zaúčtovanie výdavkov

Zaúčtovanie výdavkov

Na účtovnom oddelení skontrolujú predložené doklady, správnosť DPH, prípadne daňovú uznateľnosť. Výdavky sa následne automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia sa na preplatenie.

Požiadavka na služobnú cestu

Požiadavka na služobnú cestu

Zamestnanec zadá požiadavku na pracovnú cestu so základným popisom cesty a požiadavkou na zálohu.

Schválenie služobnej cesty a vyplatenie zálohy

Schválenie služobnej cesty a vyplatenie zálohy

Manažér schváli či odmietne požiadavku na pracovnú cestu. V prípade schválenia je požiadavka posunutá na účtovné oddelenie na vyplatenie zálohy na cestu.

Vyúčtovanie služobnej cesty zamestnancom

Vyúčtovanie služobnej cesty zamestnancom

Po návrate zo služobnej cesty zadá zamestnanec všetky cestovné výdavky, ktoré s cestou súviseli. Systém vypočíta stravné, porovná ho s vyplatenou zálohou a pošle na schválenie.

Schválenie výdavkov nadriadeným

Schválenie výdavkov nadriadeným

Manažér dostane oznámenie o čakajúcom vyúčtovaní pracovnej cesty. Skontroluje jednotlivé cestovné výdavky a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.

Preplatenie a vyúčtovanie cestovných náhrad (stravného)

Preplatenie a vyúčtovanie cestovných náhrad (stravného)

Na účtovnom oddelení skontrolujú všetky položky, správnosť DPH, daňovú uznateľnosť a porovnanie celkovej čiastky voči poskytnutej zálohe. Cestovné výdavky sa automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia na preplatenie zamestnancovi.

Platobné karty

Platobné karty

Aplikácia načíta detailný výpis transakcií platobných kariet a rozošle príslušnú časť výpisu daným zamestnancom na doplnenie relevantných údajov. Po kontrole všetkých údajov aplikácia pošle vyplnený výpis na schválenie a následne aj na zaúčtovanie.

Požiadavky na dovolenky a nadčasy

Požiadavky na dovolenky a nadčasy

Akúkoľvek požiadavku, ktorá má byť schválená (dovolenky, nadčasy, výdaj vzoriek, atď.) zadá zamestnanec do systému. Podľa typu požiadavky alebo jej hodnoty, systém priradí príslušný schvaľovací cyklus a výsledok schvaľovania oznámi požadovaným osobám.

Schvaľovanie došlých faktúr

Schvaľovanie došlých faktúr

Tento proces sa začína naskenovaním došlých faktúr a rozbehnutím schvaľovacieho procesu podľa presne daných podmienok. Kedykoľvek sa dá zistiť, kde sa daná faktúra pohybuje a kto má k nej aké výhrady. Systém taktiež umožňuje vygenerovanie účtovných transakcií do finančného systému.

Evidencia zmlúv

Evidencia zmlúv

Systém umožňuje ukladanie zmlúv či iných dokumentov a ich naviazanie na číselník dodávateľov, projektov, a pod. Je možné sledovať údaje o platnosti zmluvy, zodpovednej osobe či charaktere zmluvy, prípadne zaistiť, aby nová alebo upravená zmluva prešla riadnym schvaľovacím či archivačným procesom.

Kniha jázd

Kniha jázd

V tomto systéme je možné evidovať knihu jázd. Po vyplnení zamestnancom môže kniha jázd prejsť informačným či schvaľovacím procesom a následne slúžiť pre ďalšie kontroly či reporty.

Vyskúšajte si expense@work. Zadarmo.

Alebo nám zavolajte na (+421) 2 5710 4711

Pomáhame rôznym spoločnostiam spravovať a šetriť firemné výdavky.

Všetky vaše výdavky na jednom mieste

Presnosť vo vykazovaní sa výrazne zlepšila. Akekoľvek schvaľovanie a reporting je možné vykonávať v reálnom čase priamo on-line. Znížili sme čas strávený schvaľovaním výdavkov a všetkymi súvisiacimi procesmi o približne 50%.

Marina Nekrasova, Treasury Operations Manager

Čítať celú prípadovú štúdiu
Systém expense@work dal nášmu obchodnému riaditeľovi do rúk veľmi efektívny nástroj, ktorý pomohol podstatným spôsobom znížiť a zefektívniť výdavky našich zamestnancov. Aj keď po dvojročnej prevádzke počet účtov na spracovanie narastá, stále máme výdavky pod kontrolou.

Olga Probst, vedúca ekonomického oddelenia

Čítať celú prípadovú štúdiu