Získajte prehľad o výdavkoch vašich zamestnancov na jednom mieste a automatizujte ich správu. Nastavte si pravidlá podľa vašej potreby. Sledujte a zadávajte transakcie pohodlne z vášho desktopu či mobilu. Začnite s digitálnou transformáciou firemných výdavkov.
Ako to fungujeExpense management systém expense@work je vhodný pre stredne veľké a veľké podniky, kde väčší počet zamestnancov generuje bežné firemné výdavky, chodí na služobné cesty, prípadne obstaráva drobné nákupy prostredníctvom platobných kariet. Systém ocenia predovšetkým pracovníci v teréne a zamestnanci, ktorí vykazujú veľké množstvo cestovných a drobných výdavkov.
Zamestnanec zadá detaily na preplatenie, a to priamo z mobilu alebo z počítača. Mobilná aplikácia môže automaticky rozpoznať čiastku, obchodníka a iné dôležité údaje (OCR). Odfotené alebo naskenované doklady pridá k transakciám a odošle na schválenie.
Nadriadený dostane e-mail o čakajúcich dokladoch na schválenie. Môže skontrolovať pripojené doklady a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.
Na účtovnom oddelení skontrolujú predložené doklady, správnosť DPH, prípadne daňovú uznateľnosť. Výdavky sa následne automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia sa na preplatenie.
Zamestnanec zadá požiadavku na pracovnú cestu so základným popisom cesty a požiadavkou na zálohu.
Manažér schváli či odmietne požiadavku na pracovnú cestu. V prípade schválenia je požiadavka posunutá na účtovné oddelenie na vyplatenie zálohy na cestu.
Po návrate zo služobnej cesty zadá zamestnanec všetky cestovné výdavky, ktoré s cestou súviseli. Systém vypočíta stravné, porovná ho s vyplatenou zálohou a pošle na schválenie.
Manažér dostane oznámenie o čakajúcom vyúčtovaní pracovnej cesty. Skontroluje jednotlivé cestovné výdavky a rozhodne o ďalšom postupe – preplatiť, požiadať o ďalšie informácie, zamietnuť.
Na účtovnom oddelení skontrolujú všetky položky, správnosť DPH, daňovú uznateľnosť a porovnanie celkovej čiastky voči poskytnutej zálohe. Cestovné výdavky sa automaticky zaúčtujú do informačného systému a pripravia na preplatenie zamestnancovi.
Systém vytvorí dochádzkový formulár, ktorý vezme do úvahy schválené dovolenky či náhradné voľná. Formulár je pripravený na vyplnenie.
Zamestnanec vyplní dochádzku za dané obdobie, kde vyznačí príchod, odchod, prestávky na obed, prípadne prácu z domu.
Manažér dostane oznámenie o príjme dochádzkového formulára na schválenie. Skontroluje ho a rozhodne sa, či formulár schváli alebo požiada o vysvetlenie.
Po schválení dochádzky sa spustia reporty pre mzdovú učtáreň, výpočet stravných lístkov alebo akékoľvek iné kontrolné reporty.
Aplikácia načíta detailný výpis transakcií platobných kariet a rozošle príslušnú časť výpisu daným zamestnancom na doplnenie relevantných údajov. Po kontrole všetkých údajov aplikácia pošle vyplnený výpis na schválenie a následne aj na zaúčtovanie.
Akúkoľvek požiadavku, ktorá má byť schválená (dovolenky, nadčasy, výdaj vzoriek, atď.) zadá zamestnanec do systému. Podľa typu požiadavky alebo jej hodnoty, systém priradí príslušný schvaľovací cyklus a výsledok schvaľovania oznámi požadovaným osobám.
Tento proces sa začína naskenovaním došlých faktúr a rozbehnutím schvaľovacieho procesu podľa presne daných podmienok. Kedykoľvek sa dá zistiť, kde sa daná faktúra pohybuje a kto má k nej aké výhrady. Systém taktiež umožňuje vygenerovanie účtovných transakcií do finančného systému.
Systém umožňuje ukladanie zmlúv či iných dokumentov a ich naviazanie na číselník dodávateľov, projektov, a pod. Je možné sledovať údaje o platnosti zmluvy, zodpovednej osobe či charaktere zmluvy, prípadne zaistiť, aby nová alebo upravená zmluva prešla riadnym schvaľovacím či archivačným procesom.
V tomto systéme je možné evidovať knihu jázd. Po vyplnení zamestnancom môže kniha jázd prejsť informačným či schvaľovacím procesom a následne slúžiť pre ďalšie kontroly či reporty.
Svoje výdavky spracujem čo najskôr a chcem ich mať rýchlo preplatené. Môžem ich zadávať z tabletu alebo z mobilu a zároveň vidím, kde moje cestovné výdavky či zálohy čakajú na schválenie.
Mám prehľad koľko zamestnanci minú, či sme neprekročili rozpočet, ale hlavne mám možnosť rozhodovať o jednotlivých výdavkoch a mám prehľad o takých procesoch, ktoré sa ťažko automatizujú v iných systémoch.
Nemusím prepisovať nečitateľné doklady alebo naháňať manažérov, aby schválili všetky výdavky včas. Plním svoju hlavnú úlohu – kontrolujem, či každá transakcia zodpovedá účtovným pravidlám.
Systém expense@work dal nášmu obchodnému riaditeľovi do rúk veľmi efektívny nástroj, ktorý pomohol podstatným spôsobom znížiť a zefektívniť výdavky našich zamestnancov. Aj keď po dvojročnej prevádzke počet účtov na spracovanie narastá, stále máme výdavky pod kontrolou.
Implementácia expense@work nám vyriešila zadávanie zamestnaneckých výdavkov online. Reporty nad jednotlivými produktami máme v reálnom čase, najmä možnosť sledovania voči rozpočtom nám pomáha získať rýchly a jasný prehľad o predajných kampaniach a celkových finančných výsledkoch. Sme veľmi spokojní s tímom LLP Romania – kvalitou ich služieb, reakčnou dobou a rýchlosťou nasadenia riešenia expense@work.
S expense@work nám stačili iba tri mesiace na kompletnú digitálnu transformáciu čisto manuálneho expense manažmentu. Tento prechod nám priniesol mnohé uľahčenia, ktoré vo výsledku znamenajú úsporu polovice pracovného času jedného finančného účtovníka. Proces schvaľovania cestovných príkazov, vyúčtovanie pracovných ciest i drobných nákupov sa podstatne zrýchlil, všetky podklady sa dajú digitálne archivovať a ľahko vyhľadať. Verím, že rovnako úspešne dopadne aj mobilné riešenie expense manažmentu, na ktorom momentálne usilovne pracujeme.
