Podnikové pravidlá
Jedna z najdôležitejších funkcií je možnosť nastaviť kontrolu na podnikové pravidlá a zabrániť nesprávnym zápisom. Po aktivácii pravidiel sú zamestnanci nútení zadávať všetky požadované informácie, ktoré sú následne overované a v prípade nesúladu systém automaticky upozorňuje na povinnosť opravy alebo doplnenia.
Upraviteľné formuláre
Formuláre na zápis výdavkov môžu byť upravované v závislosti od účelu. Rôzne formuláre môžu byť k dispozícii pre domáce a zahraničné služobné cesty, pre žiadosť o zálohu alebo žiadosť o schválenie predpokladaných výdavkov na cestu, prípadne pre rôzne oddelenia v rámci spoločnosti.
Nastavenie workflow
Funkcionalita na nastavenie workflow umožňuje, aby sa formuláre posielali na schválenie rôznym pracovníkom na základe kombinácie definovateľných faktorov. Na základe tohto nastavenia sa formuláre smerujú na príslušných pracovníkov napr. podľa typu výdavku, podľa výdavkových limitov, alebo podľa vyžadovanej úrovne autorizácie. Okrem toho je možné formuláre vracať pôvodnému zadávateľovi aby zodpovedal otázky schvaľujúceho pracovníka.
Reporty a zostavy
Na tvorbu prehľadných reportov a analýz sa využíva jednoduchý sprievodca, výsledný report je možné sumarizovať a filtrovať, prípadne exportovať do Microsoft Excel. Na pokročilú tvorbu reportov s prakticky neobmedzenými možnosťami formátovania a pridávania grafických prvkov je možné využiť nástroje Microsoft Reporting Services.
Integrácia s ďalšími systémami
Množstvo transakcií v programe expense@work má účtovné dopady na:
- Cestovné výdavky
- Drobné výdavky (petty cash)
- Zálohy v hotovosti
- Požiadavky na nákupy a cestovanie
Mechanizmus vytvorený v expense@work umožňuje prenášať transakcie z expense@work do účtovných či akýchkoľvek iných systémov. K dispozícii sú profily exportu hlavnej knihy na definovanie cieľových transakcií a výstupného súboru vo formáte XML. S výstupným XML súborom sa dá pracovať pomocou XSL stylesheetu a vytvoriť tak súbor, ktorý sa dá importovať do iných systémov.
Mobilné aplikácie
Mobilná aplikácia systems@work (systems@work App) pre Android alebo iOS umožňuje zadávať výdavky online alebo offline prostredníctvom mobilných zariadení, vrátane odosielania odfotených dokladov alebo aj hlasových správ.
